1.Pentingnya Komunikasi yang baik
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi
saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan
dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.
Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat
dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi
yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar
masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam
hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan
tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
A. Proses Project Communications Management.
Ini Proses Komunikasi membantu Anda untuk
melakukan Manajemen Komunikasi untuk tim Anda. Hal ini dilakukan dengan membawa
Anda melalui Proses Komunikasi, langkah-demi langkah.Jika Anda ingin menyimpan
informasi orang yang tepat dengan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat,
maka proses ini akan membantu Anda. Proses Komunikasi akan membantu Anda
untuk:
·
Mengidentifikasi pesan yang perlu dikirim
·
Tentukan target audiens Anda untuk komunikasi
·
Tentukan format pesan Anda dan waktu
·
Draft pesan Anda dan persetujuan mendapatkan di
mana diperlukan
·
Komunikasikan pesan Anda, melalui kegiatan
komunikasi
·
Mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki proses
komunikasi Anda
Enam (6) proses utama dari project procurement management:
1.
Planning purchases and acquisition
2.
Planning contracting
3.
Requesting seller responses
4.
Selecting sellers
5.
Administering the contract
6.
Closing the contract
B. Rencana komunikasi.
Hal ini mengejutkan bagaimana
beberapa proyek benar-benar memiliki rencana komunikasi yang menunjukkan
pikiran apa pun. Sikap tampaknya bahwa kita hanya akan membuat orang informasi
seperti yang kita pergi bersama. Di sisi lain, dalam survei staf, komunikasi
yang benar di bagian atas keluhan masyarakat. Mungkin tim proyek adalah bagian
dari masalah.
C. Isi rencana Communications Management.
Strategi Manajemen Komunikasi
dapat mengambil sejumlah format termasuk produk yang berdiri sendiri atau
bagian dari Dokumen Inisiasi Proyek (PID). Hal ini dapat peta dokumen,
spreadsheet, atau pikiran serta entri dalam alat manajemen proyek. Para PRINCE2
Isi direkomendasikan Strategi Manajemen Komunikasi untuk sebuah proyek
meliputi:
1.
Pendahuluan
2.
Prosedur Komunikasi
3.
Alat dan Teknik: Berisi alat komunikasi apapun
yang akan digunakan
4.
Catatan
5.
Pelaporan
6.
Waktu Kegiatan Komunikasi
7.
Peran dan Tanggung Jawab
8.
Analisis Stakeholder
9.
Kebutuhan Informasi untuk masing-masing pihak
yang berkepentingan
Ketika Strategi Manajemen
Komunikasi selesai, memeriksa terhadap kriteria kualitas untuk memastikan lengkap
dan benar. Kriteria meliputi:
Semua pemangku kepentingan telah
diidentifikasi dan berkonsultasi untuk kebutuhan komunikasi mereka.
Ada kesepakatan dari semua
pemangku kepentingan tentang frekuensi, isi dan metode komunikasi sebuah
standar umum untuk komunikasi telah
dianggal Waktu, usaha dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan
komunikasi diidentifikasi telah diizinkan dalam Rencana Tahap
Formalitas dan frekuensi komunikasi adalah wajar untuk
kepentingan proyek-proyek dan kompleksitas
D. DISTRIBUSI INFORMASI
Dilakukan mengingat pentingnya
mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat
dengan format yang padat informasi Manajer proyek dan tim proyek harus dapat
memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek
Isu penting dalam Distribusi Informasi:
1.
Penggunaan teknologi
2.
Cara formal atau informal
3.
Penanganan informasi yang sangat penting agar
dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
4.
Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
5.
Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau
berkelompok
6.
Teknik menyampaikan berita “buruk”
7.
Pengaturan jumlah jalur komunikasi
E. Pelaporan Performance
Informasi yang terkandung didalamnya, antara
lain :
Status reports, yang berisi
tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu
dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana
sesuai rencana,dsb)l Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah
menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin
Peramalan,
berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa
yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan (
Ingat EVM! )
F. Administrative Closure
Proyek atau fase, setelah baik
mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk
alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi
terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan
penerimaan produk dari proyek oleh
sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan
catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final,
analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk
penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda
sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk
memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak hilang.
G. Mode penanganan konflik
Jika anda belum memiliki
strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian
konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang dapat anda gunakan
sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.
1.
Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan
(Integrating)
2.
Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk
membantu (obliging)
3.
Model penyelesaian konflik dengan mendominasi
(dominating).
4.
Model penyelesaian konflik dengan menghindar
(avoiding).
5.
Model penyelesaian konflik dengan kompromis
(compromising).
H. Penggunaan software dalam mendukung Project
Communications.
Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi
1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek
komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau
bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru
untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk manajemen
portofolio, manajemen sumber daya, dan kerjasama.
Referensi :
http://www.effective-communicating.com/importance-of-effective-communication.html
http://krisdianprabowo.blogspot.com/2014/01/9-project-human-resource-management.html
www.imeldas.blog.ittelkom.ac.id
www.kuncunkinhere.blogspot.com
www.anvari.net
0 komentar:
Posting Komentar